Ge feedback och håll svåra samtal framgångsrikt

Människans hjärna är biologiskt inställd på att reagera med de tre f:en, fight, flight eller freeze, när vi upplever hot. Detta kan inträffa även vid något så enkelt som negativ feedback, där hjärnan uppfattar risken för socialt hot. För att motverka dessa instinktiva reaktioner är coachande feedback ett bra verktyg. Genom att erbjuda en metod där autonomi och kreativitet främjas, kan du skapa ett utrymme för mottagaren att känna sig trygg och motiverad att förbättra sig.

‍

Vem, var, när och hur – guide till bättre samtal

Vem: Att bygga en solid grund av tillit är avgörande innan du ens överväger att ge feedback. Det är lättare för mottagaren att acceptera feedback från någon de känner förtroende för. Investera i relationen genom kontinuerlig och positiv interaktion, där feedback blir en naturlig del av kommunikationen och inte ett isolerat tillfälle.

‍

Var: Feedback bör ges i en miljö som främjar öppenhet och lugn. Enrum är ofta idealiskt, då det minskar risken för att mottagaren känner sig offentligt granskad eller försatt i en sårbar position. I en digital tidsålder där distansarbete är vanligt, kan videomöten vara ett bra alternativ. Genom att vara ansikte mot ansikte kan du läsa av subtila reaktioner och anpassa ditt tillvägagångssätt därefter.

‍

När: Tidpunkten är kritisk. Att ge feedback i stressiga situationer, när personen är trött eller under tidspress, kan förvärra den hotrespons som kan triggas. Se till att ge feedback i nära anslutning till händelsen för att den ska vara relevant, men välj en tid då mottagaren kan fokusera och ta till sig dina ord.

‍

Hur: Förberedelse är nyckeln till att skapa ett effektivt feedbacksamtal. Börja med att etablera en trygg atmosfär genom att visa empati och vara lyhörd. När du ställer öppna frågor ger du mottagaren möjlighet att reflektera och själv identifiera lösningar. Exempel på öppna frågor kan vara: "Hur ser du på den här situationen?" eller "Vilka idéer har du för att förbättra detta framöver?" Lyssna aktivt och ge utrymme för dialog snarare än att diktera lösningar.

‍

Coachande feedback 

Traditionell feedback tenderar att fokusera på att peka ut vad som gått fel, vilket ofta leder till försvarsställning hos mottagaren. Detta skapar en negativ spiral där konstruktiviteten går förlorad. Coachande feedback däremot, skiftar fokus från att diagnostisera problem till att skapa utrymme för lösningar. Genom att främja en känsla av autonomi, där mottagaren själv äger och driver förändringsprocessen, kan feedbacken leda till mer hållbara förbättringar.

‍

Att skapa trygghet och möjlighet för självreflektion är avgörande. I slutändan handlar det om att ge personen möjlighet att briljera och utvecklas, inte genom kritik, utan genom en gemensam utforskning av förbättringsmöjligheter.